Organizacja eventów, konferencji innych wydarzeń. O czym warto pamiętać?

Kiedy mamy zadanie do wykonania w postaci organizacji eventu czy konferencji i nie wiemy jak się za to zabrać, warto wówczas zacząć od rozpisania kolejnych kroków do wykonania. Dzięki temu dużo sprawniej będziemy działać, a nasze działania będą zdecydowanie efektywniejsze.

Czasem w życiu wielu osób przychodzi ważny moment, kiedy dostają ważne zadanie do wykonania. Zadanie organizacyjne, które będzie wymagało zaangażowania oraz sprawnego działania – zorganizowanie konferencji i eventu. Kiedy pomyślimy o tej materii, na pierwszy rzut oka zadanie to nie wydaje nam się szczególnie karkołomne. Warto jednak mieć na uwadze fakt, że tego rodzaju wydarzenia powinny być wyjątkowe, spełniać najwyższe standardy. Warto pamiętać także o tym, że niejednokrotnie różnego rodzaju konferencje i eventy to wizytówka naszej firmy, szczególnie dla zaproszonych gości, prelegentów z innych oddziałów czy instytucji. Dlatego też podczas różnego rodzaju wydarzeń wysokiej rangi, warto mieć wszystko zapięte na ostatni guzik, a wszelkie niepowodzenia czy wpadki szybko zniwelować, posiadając na podorędziu rozwiązania awaryjne, które mogą ustrzec nas przed osiągnięciem kolosalnej klapy.

Jednym z kluczowych elementów każdej konferencji czy eventu to odpowiedni dobór gości oraz prelegentów. Warstwa merytoryczna jest równie istotna co warstwa wizualna

Jak więc zabrać się do organizacji takiego właśnie wydarzenia? Metod jest wiele, a osoby doświadczone właśnie w tej materii będą miały swoje zdanie na ten temat. Jednak warto zapoznać się także z kilkoma najważniejszymi wskazówkami, dzięki którym będziemy mogli zorganizować bezpieczną konferencję i event, a zaproszeni goście będą mogli się dobrze czuć podczas nich. Pierwszym kluczowym elementem jest dostosowanie przygotowania wydarzenia do tematu jaki będzie obejmował. Jeśli jest to konferencja naukowa, warto pamiętać o tym, aby ton jej prowadzenia, poszczególnych paneli był właściwy, a osoby występujące dobrze dobrane do odpowiednich tematów. Jeśli zaś jest to wydarzenie kulturalne, albo nieco swobodniejszy event, wówczas również warto dostosować budowanie nastroju do tego właśnie klimatu. Tak aby nasi zaproszeni goście mogli go poczuć.

Jak zabrać się do organizacji wydarzeń – konferencji i eventów?

Kiedy wiemy już jakie jest to wydarzenie, czego będzie dotyczyć i w jakim tonie ma być utrzymane, warto wziąć się za budowanie tego przedsięwzięcia kolejnymi krokami. Jak się do tego zabrać? Na początku ważny jest dobry plan działania. Plan, dzięki któremu odpowiednio wcześniej zaplanujemy wszystkie kroki i systematyczni będziemy je wykreślać z naszej listy rzeczy do zrobienia. Ważną kwestią przy organizacji konferencji i eventów jest odpowiednie rozłożenia zadań na poszczególne jednostki osobowe. Ważne jest zlecenie wykonania konkretnych czynności innym osobom, które być może specjalizują się w danej branży. Dzięki czemu nie będziemy musieli sami wszystkiego robić, a oddelegowanie poszczególnych osób do konkretnych zadań sprawi, że będziemy mieć większą kontrolę nad wszystkim i pewniej będziemy czuć się w tym zadaniu. Przy organizacji konferencji i eventów ważną kwestią jest przygotowanie strefy gastronomicznej. Jest to istotne, bowiem różnego rodzaju konferencje trwają czasem wiele godzin, a poszukiwanie miejsca, gdzie można by coś zjeść w pobliżu często jest bardzo utrudniającym swobodne uczestniczenie w takim przedsięwzięciu. Dlatego też ważnym jest, aby odpowiednio wcześniej zadbać o catering i przygotowanie się do przyjęcia gości. W zależności od tego jaki to rodzaj imprezy, warto do tego też dopasować rodzaj cateringu. Jeśli jest to swobodny event wystarczą w zupełności delikatne przekąski, po które z chęcią sięgną goście. Warto zadbać także o to, aby dania były w miarę różnorodne, bowiem wiele osób ma bardzo zindywidualizowaną dietę i dobrze widzianym byłoby to, gdyby wśród potraw każdy z gości mógł znaleźć coś dla siebie.

Na co należy zwracać uwagę, chcąc zorganizować dobrze logistycznie zaplanowaną konferencję czy mniej formalny event? Na co położyć nacisk?

Organizacja konferencji to także logistyczne zadanie, aby znaleźć miejsca noclegowe dla gości przybyłych właśnie na to wydarzenie. Ważnym jest także to, aby hotele czy też miejsca do spania dla prelegentów nie były a bardzo oddalone od miejsca, gdzie takie właśnie wydarzenie się odbywa. Wówczas może być to dodatkowe utrudnienie dla gości, aby dojeżdżać na miejsce. Ponadto przy organizacji różnego rodzaju eventów komercyjnych na przykład promujących jakąś nową linię produktów danej marki istotnym jest, aby lista gości, których zapraszamy na to właśnie wydarzenie była bogata także w twórców internetowych czy dziennikarzy, influencerów prężnie działających w konkretnych branżach. Bowiem to właśnie te osoby gromadzą na swoich mediach społecznościowych ogromne ilości widzów, odbiorców. Jeśli więc zaprosimy ich na event związany z daną marką, istnieje spore prawdopodobieństwo, że właśnie to pokażą na swoich mediach, a osoby, które śledzą ich w sieci, dotrą także do naszej firmy.